+38 (066) 010-23-84
+38 (093) 163-07-50

Блог

«Доходчивые» электронные письма

/ Делимся опытом...

Сейчас, когда письма приходят большей частью не с курьером, а на e-mail – всегда есть риск, что даже самое полезное и правильно написанное письмо не будет прочитано. По каким причинам это может произойти? Факторов много, но попробую выделить основные из них.

1. Неэффективный заголовок (тема письма)

Общее правило гласит: поле «тема письма» должно быть заполнено, и заголовок должен кратно выражать основную суть вашего послания. К этому можно добавить следующее: иногда адресат вспоминает о письме спустя несколько месяцев («А помните нам в ноябре приходило предложение от этих… как их…– в общем, поищите-ка на почте»). Заголовок должен помочь легко его найти.

Пример: в этом плане заголовок «Предложение от ТехноТочка» не столь информативен, как «Предложение от ТехноТочка (кондиционеры оптом)».  

2. Деловое письмо на личную почту

Многие пользуются минимум двумя почтовыми ящиками – для рабочей и для личной переписки. Не будем рассматривать ситуацию, когда у вас есть адрес корпоративной почты – тогда вопрос, куда отправлять письмо, отпадает сам собой. В противном случае лучше выяснить, какой из ящиков является  рабочим. Письмо, отправленное на личный ящик, может легко затеряться среди рассылок, рекламы и прочего спама, а кроме того, далеко не все проверяют личную почту так же часто, как деловую. В любом случае, если это уместно – лучше перезвонить.

3. Слишком длинный, неформатированный текст

Если суть письма нельзя выразить кратко, используйте пункты, абзацы, списки, заглавные буквы – словом, все, что не позволит вашему тексту превратиться в «простынь». Но не стоит увлекаться сложными списками – при прочтении на другом почтовом сервере форматирование может не сохраниться.

4.  Прикрепленные файлы

Иногда есть необходимость прикрепить к письму фото, видео, таблицы с расценками и другую информацию. Но следите за тем, чтобы формат вашего файла хорошо читался на любом компьютере (включая устаревшие модели) с любой ОС (используемой в нашей стране). Из личного опыта могу сказать, что чаще всего проблемы возникают с PDF-файлами.

Также обратите внимание, чтобы объем файла был не слишком велик («медленный» интернет может стать огромным препятствием).

5. Спам-фильтры

Иногда они выполняют свою работу слишком рьяно, относя к спаму те письма, которые им не являются. За время использования Gmail я столкнулась с этим минимум 3 раза – по мнению сервиса, содержание письма напоминало спамJ (хотя речь шла об обычной деловой переписке).

Отчасти обойти эту проблему поможет запрос отчета о доставке/прочтении – такая функция есть у большинства популярных почтовых серверов.  

6. Массовая рассылка

Возможность массовой рассылки может стать хорошим инструментом в ваших руках, если ее правильно использовать.  Иногда бывает полезно ненавязчиво сообщить, что информация, приведенная в письме, – едина для нескольких адресатов. Но если речь идет о предложениях и просьбах – намного эффективнее личное обращение.

Если письмо не содержит обращения по имени-отчеству (что уже нежелательно), но ваш адресат не должен видеть остальных получателей, можно использовать функцию «скрытая копия».

И в заключение стоит отметить, что иногда самым удобным каналом связи для первого контакта становятся не письма по е-мейл, а обращение в соц. сетях – например, в твиттере, фейсбуке, ЖЖ, личном блоге. Удачный комментарий к заметке – быстрый и ненавязчивый способ привлечь внимание и завязать знакомство.

Яна Кононенко