+38 (066) 010-23-84
+38 (093) 163-07-50

Блог

Порядок выставления счетов и смет

/ Делимся опытом...

Хочу затронуть здесь такую тему, как организация работы с документами. Тесно сотрудничая с заказчиками, в течение месяца мы обмениваемся большим объемом текущей документации – это  сметы, акты выполненных работ, счета на материалы и т.д. Разумеется, все документы должны быть обработаны и переданы вовремя, откуда и возникает вопрос оптимизации этого процесса.

Но давайте обо всем по порядку. Как известно, наша компания реализует два основных подхода к обслуживанию объектов заказчика:

1) Договор абонентского обслуживания – оговаривается фиксированная сумма, которая идет предоплатой, и на эту сумму мы производим обслуживание в течение месяца, выявляя и решая текущие проблемы. По итогам месяца могут быть корректировки – например, если возникла потребность в монтажных работах, которые не указаны в договоре.

2) Обслуживание по заявкам – как только возникла потребность в наших услугах, заказчик отправляет заявку на тот или иной вид работ. Мы реагируем на заявку, выполняем работы, составляем по ним сметы, высылаем акты выполненных работ и счета.

Обычно это выглядит так: выполнили работу – выставили смету,  согласовали ее, отправили акт выполненных работ, ждем оплату. Потом выполнили другую работу, снова выставили по ней смету, отправили акты, получили оплату…  Получается, работа с документацией идет фактически в течение всего месяца и занимает массу времени.

Но с некоторыми заказчиками, где обслуживание также происходит по заявке, у нас сложился иной порядок выставления счетов. В течение месяца мы выполняем те или иные работы (по заявкам), а потом к определенному числу передаем все сметы, акты выполненных работ и счета за истекший период.  Заказчик проверяет их (как правило, на это уходит 2-3 дня), если есть необходимость – выполняются корректировки, после чего документы передаются на оплату. Экономит ли это время? Очень экономит, причем как для нас, так и для заказчика.

Передавая документы к определенному числу, и мы, и заказчик, получаем следующие преимущества:

  • Четкое планирование работы с документацией. Зная, что к определенному числу, указанному в договоре, придут сметы, акты и счета от подрядчика, персонал может спланировать свое время. Соответственно, документы не накапливаются, не выстраиваются в очередь на обработку, и нет характерных для этого задержек.

  • Возможность легко отследить движение финансовых средств. Заказчик видит весь объем выполненных работ за месяц и все свои расходы на оплату этих работ и затраченных материалов.

  • Экономия времени за счет лучшей организованности, структурированности процесса.

Наконец, такой подход позволяет легко получить все данные для планирования расходов на следующий месяц – для этого не нужно будет собирать, сводить воедино и анализировать все мелкие счета, полученные за истекший период.

Александр Власов