+38 (066) 010-23-84
+38 (093) 947-73-66
+38 (067) 325-27-23
+38 (044) 394-51-24

Блог

Как сэкономить на техническом обслуживании недвижимости

/ Делимся опытом...

Техническое обслуживание сетевых компаний: возможные варианты или как сэкономить на расходах обеспечения работы. Структура технической службы сетевой компании.

Задача на все времена

Всегда, везде и в любых условиях для больших компаний актуальны, в первую очередь, те решения, которые снижают трудозатраты при производстве продукта. Если же такие снижения происходят без ущерба качеству, но благодаря им себестоимость уменьшается, то в Ваших руках наиболее простой способ выиграть в экономических баталиях конкуренции. Итого, задача на все времена: снижение трудозатрат по всем бизнес-процессам компании без потери качества.

Техническая служба сетевой компании

Сфокусируемся на организации работы технической службы крупной компании, обладающей существенным набором недвижимости, которую нужно поддерживать в рабочем состоянии: Итак, как я писал ранее, есть путь построения собственной обслуживающей структуры. Если для Вас этот путь оптимален, то дальше можете не читать, так как ниже речь пойдет о вариантах экономии за счет уменьшения количества собственного персонала. А если Вы решили делать свою собственную службу, которая будет поддерживать в рабочем и исправном состоянии Вашу недвижимость, то Вам потребуется, в действительности, обширная структура, включающая в себя как рядовых исполнителей, так и менеджмент, и специалистов по обслуживанию этих самых исполнителей. Например, кладовщики склада инструмента или специалисты гаража. Построение этой структуры мы вынесем в отдельную статью.

Профессиональный аутсорсинг

Перекладывая задачи по обслуживанию своей коммерческой недвижимости на аутсорсинг (с целью снижения трудозатрат), Ваша задача сводится к уменьшению количества собственного персонала, вовлеченного в этот процесс до абсолютного минимума. Однако, есть и ограничения: этот минимум должен позволять Вам держать ситуацию под полным контролем.

Здесь логично оттолкнуться от функций, которые нужно выполнять Вашему персоналу в таком случае - для того, чтобы работа была организована превосходно:

  1. Подавать заявки в обслуживающую компанию
  2. Понимать примерную стоимость поданных заявок для контроля бюджета
  3. Подтверждать передачу заявки в работу, убедившись что она, действительно, достойна выполнения и что путь, которым она может быть выполнена, оптимален для компании (я намеренно разделил пункты 1 и 3, так как это не совсем одно и то же)
  4. Принимать выполненную работу от представителя обслуживающей организации
  5. Контролировать качество выполненной работы (пункты 4 и 5 также не вполне совместимы)
  6. Проверять предоставление на оплату документов
  7. Контролировать документооборот с обслуживающей компанией

Больше конкретики

Так как наш опыт более, чем внушителен, могу осветить вопрос в деталях:

1. Подача заявок.

Задача: Когда у Вас несколько десятков торговых точек, которые могут подавать заявки на обслуживание и ремонт, сбор этих заявок в одну таблицу (или как-то иначе с помощью специализированного программного решения) может занимать некоторое время. Существенное время. Для этого придется не просто выделить сотрудника, но и контролировать, чтобы в учете был порядок, ясность и вся необходимая информация была как-то если не «под рукой», то в каком-то открытом доступе и «читабельном» виде.

Решение: Как вариант экономии (по правде, по многим критериям это самый оптимальный вариант), можно предложить подачу заявок напрямую в диспетчерскую службу обслуживающей организации от руководителей объектов (например, управляющих магазинами или отделениями). Для этого нужно, чтобы, в первую очередь, у подрядчика была соответствующая отлаженная система приема таких заявок. А также, чтобы его диспетчерская служба работала в удобное для подачи Ваших заявок время. Средством коммуникации в самом примитивном виде может служить электронная почта. Либо же, посредством регистрации на портале (в рабочей системе) обслуживающей компании можно организовать работу так, чтобы заявки заводили ответственные работники Ваших объектов самостоятельно – в этой, назовем ее так, рабочей среде, доступ к работе в которой имеют обе стороны. Подача заявки напрямую от объекта в подрядную организацию не говорит о том, что такая заявка сразу будет выполнена. Это лишь позволяет, не привлекая специально выделенных работников (с выделенным же фондом заработной платы) сделать так, чтобы заявки были поданы правильно и должным образом структурированы. За это будет отвечать диспетчерская служба подрядчика (к примеру, наша компания для таких целей разработала специальную программу, в которой мы работаем с заявками от клиентов и вместе с клиентами). Также при такой системе подачи заявок подрядчику большим «плюсом» является сведение к минимуму (а то и к нулю) «испорченного телефона» в процессе решения Вашей задачи.

2. Понимание стоимости.

Задача: Строго говоря, для того, чтобы точно понимать стоимость выполнения заявки, необходимо сделать сметный расчет по этой заявке, но такой путь далеко не всегда целесообразен. В первую очередь, из-за своей стоимости. Если заявка не выглядит дорогой, то особого смысла делать смету для ее выполнения – нет. Во-вторых, нужно учитывать, что создание сметы занимает время, а, соответственно, тоже чего-то стоит.

Решение: Вам в штате нужен человек, который достаточно квалифицирован для того, чтобы понять стоимость выполнения заявки с точностью до 30%. В тех случаях, когда ему будет недостаточно примерной «прикидки», он может заказывать сметный расчет. Таким образом, и подрядчик не будет перегружен излишней бумажной волокитой, и финансовый контроль за перерасходом средств будет установлен.

3. Передача заявки в работу

Задача: После того, как объект передал заявку в работу и стоимость ее оценена, следующим этапом необходимо провести еще и оценку целесообразности ее выполнения в принципе. Допустим, управляющий отделением захотела перекрасить стены в ярко золотой цвет? Кто-то ведь должен согласовать ее желание на предмет соответствия корпоративным стандартам (уместности/необходимости/адекватности – нужное подчеркнуть). Во избежание ситуации, когда подобные траты могут быть нецелесообразными или даже глупыми, но при этом формально вполне себе согласованными по какому-то утвержденному механизму и оплаченными подрядчику. Но на деле, если вникнуть в их суть – не обосноваными или даже абсурдными.

Решение: Вам необходим квалифицированный сотрудник, который сможет отделять необходимость от рядовых «хотелок» и будет уполномочен подтверждать сервисной компании передачу заявки непосредственно в работу.

4. Прием выполненной работы у сотрудника сервисной компании

Задача: После того, как работа в удаленном объекте компании была выполнена, ее нужно принять по объему и качеству. Для того, чтобы избежать злоупотреблений со стороны сервисной организации и ее сотрудников. Здесь необходимо отметить, что принять работу в полной мере по объему и качеству, непосредственно после окончания работы, достаточно сложно. Сложно потому, что если принимать все тщательно, то для этого придется слишком часто привлекать сотрудников высокой технической квалификации, что в совокупности со стоимостью его перемещения может быть не дешевле, чем само выполнение работы. Или на другом примере: чтобы не получилось, что стоимость охраны намного дороже, чем то, что могут потенциально украсть.

Решение: На мой взгляд, оптимальный порядок приемки выглядит следующим образом:

  • На объекте заполняется акт выполненных работ, в который вписываются все выполненные работы и все израсходованные при этом материалы.
  • Данный акт визируется ответственным лицом на объекте (это лицо контролирует все, что может, в рамках своей квалификации).
  • С подрядчиком «на берегу» достигается договоренность о том, что подписанный на объекте акт не означает полную приемку работ, а только лишь подтверждает факт их выполнения.
  • Такой подход позволяет минимизировать затраты на приемку и практически нивелировать риски системных нарушений. Кроме того, нужно помнить, что с сервисной компанией у клиента формируется взаимозависимость и, соответственно, обоснованные претензии, предоставленные заказчиком в конструктивном виде, всегда будут рассмотрены с таким уклоном, чтобы устранить проблему, удовлетворив Заказчика.

5. Контроль качества выполненной работы

Задача: Обеспечить высокую степень контроля за качеством выполненных работ таким образом, чтобы предотвратить системные злоупотребления со стороны подрядчика. Обеспечить оперативное исправление выявленных недостатков.

Решение: Техническими специалистами достаточной квалификации производится выборочная проверка выполненных работ. Путем контроля с визитом на объект, либо же путем анализа фотоотчета.

6. Проверка предоставленных на оплату документов

Задача: Проверить предоставленные к оплате документы на предмет соответствия реально предоставленным услугам, на договорных условиях. У некоторых компаний эта задача решается совместно с задачей из п. 5. Но, как правило, так как в п. 5 работа проводится выборочно, а согласовать к оплате нужно все документы, то с существенными объемами так работать не получится. Тем не менее, поступившие акты выполненных работ - это прямой путь к перечисляемым деньгам. Поэтому, подписав бухгалтерские акты, Вы, фактически, перечислите деньги, и определенные процедуры проверки провести нужно.

Решение: Тут я предлагаю ограничиться документальной проверкой. Тем не менее, ее алгоритм должен быть жестким. Для того, чтобы завизировать на оплату бухгалтерский акт, необходимо в условиях офиса убедиться в следующем:

  • Под каждый бухгалтерский акт имеется первичный акт выполненных работ с уникальным номером, оформленный и подписанный на объекте, в котором присутствуют все работы, указанные в бухгалтерском акте - в сопоставимых объемах;
  • Под каждый первичный (выше упомянутый акт) существуют поданные заявки, согласованные к выполнению Вашими специалистами;
  • Цены в бухгалтерском акте соответствуют утвержденным договорным ценам, либо ценам в согласованном Вашей компанией коммерческом предложении.
  • При проверке в четком соответствии указанным пунктам риски оплаты работ, которые по факту не выполнялись, либо по которым завышены цены - стремятся к нулю.

7. Контроль документооборота с сервисной компанией

Задача: Обеспечить своевременный и четкий документооборот по бумажным документам, поступающим от сервисной компании. Иными словами, физически провести их по всем внутренним отделам своей компании (задействованным в жизненном цикле таких документов). Подписать и передать обратно сервисной компании. Дело в том, что на этапе № 6, речь идет о проверке проектов документов, в этом же пункте уже появляются оригиналы.

Решение: Наиболее простым вариантом является организация работы с документами способом, в котором групповой единицей обрабатываемых документов является реестр документов. Реестр - это группа документов, которая внесена в объединяющий их реестр и движется от инстанции к инстанции именно в составе реестра, то есть группой. При таком подходе вероятность потерять какой-либо документ крайне невысока, так как на каждом из этапов обработки понятно, какое количество документов должно быть в наличии и какова общая стоимость услуг согласно этих документов.

Резюмируя

Выстроив порядок работы с сервисной компанией согласно предложенной выше модели, Вы сможете ограничиться очень небольшим количеством людей, способных обеспечить его реализацию. Из практики мне известны случаи, когда обслуживание нескольких сотен объектов контролировалось со стороны Заказчика группой из 2-х сотрудников. Причем, по факту 2 человека необходимы лишь потому, что должны быть предусмотрены случаи болезни или отпуска. Так что второго можно «догрузить» какой-нибудь дополнительной полезной работой - чтобы не «простаивал»:-) О - оптимизация (!)