+38 (066) 010-23-84
+38 (093) 947-73-66
+38 (067) 325-27-23
+38 (044) 394-51-24

Блог

Проведение тендеров на обслуживание недвижимости

/ Делимся опытом...

Для того, чтобы провести тендер качественно, необходимо грамотно организовать отбор компаний для его проведения и к этому следует подойти очень ответственно...

Рано или поздно

Итак, у Вас есть коммерческая недвижимость, да еще и в разных регионах. И Вам, безусловно, необходимо ее обслуживать. В такой ситуации, Вы, определенно, рано или поздно придете к необходимости проведения тендера. Тендер - это как демократия, очень плохой способ. Но, к сожалению, лучший из известных. 

Отбор участников

Для того, чтобы провести тендер качественно, необходимо грамотно организовать отбор компаний для его проведения. И это не просто основополагающий, но и самый сложный в деле этап. К нему нужно подойти очень ответственно, и если Вам не удастся отобрать компании на основании тех требований, которые Вы первоначально выставите, то перед тем, как эти требования снижать, нужно очень внимательно оценить все риски. 

Не буду указывать те требования, которые и так понятны, остановлюсь только на том, что обычно упускают. Итак, основные требования: 

  • подтвержденное время работы в этой сфере и рекомендации клиентов;
  • количество официально оформленных сотрудников. Причем оно должно быть сопоставимо с теми задачами, которые Вы будете компании поручать. Это не означает буквально, что все сотрудники, которые могут быть задействованы в сервисном обслуживании Ваших объектов, должны быть собственными сотрудниками обслуживающей компании. Но минимум 70-80% необходимых сотрудников должны состоять в штате компании. Для того, чтобы потенциальные подрядчики «не жульничали», просите предоставить отчет 1ДФ и копии паспортов/трудовых книжек. 
  • круглосуточная диспетчерская служба. Компания должна доказать, что она действительно в состоянии принимать Ваши заявки в любое время суток (если, конечно, Вам нужна эта опция);
  • система «прозрачной» работы с заявками. У компании должно быть соответствующее ПО (программное обеспечение) для учета поступивших заявок и Вы должны иметь возможность онлайн просмотра реестра Ваших заявок в любое время и в режиме реального времени; 
  • наличие реального офиса компании (нужно посетить и убедиться);
  • наличие склада/складов компании  (тоже посетить и убедиться); 
  • проверить наличие судебных производств по компании. Этот вопрос не совсем очевидный в том плане, что информация-то в открытом доступе есть, но если не понятно, что с ней делать, то и пользы от нее особо нет. Сами по себе факты наличия/отсутствия каких-то «многобуквенных» записей в реестрах, едва ли способствуют адекватному выводу. Это к тому, что если компания существует не 1 год, то у нее с 90% вероятностью будут какие-либо прения, запечатленные в судебной истории. Но здесь имеет смысл не просто установить факт наличия таких дел, а выяснить, как они разрешаются или разрешены по факту. Дело в том, что на практике ситуация выглядит следующим образом: молодая компания без сведений о такой истории – это еще вовсе не говорит о том, что у нее все хорошо. Это означает лишь, что неизвестно - хорошо или нет. 
  • наличие разрешительной документации: соответствующих лицензий и разрешений. В идеале, на все, что Вы будете поручать компании, у нее должна быть документация. Это не говорит о том, что компания все 100% работ будет выполнять своими силами. Вполне возможно, что-то она и поручит субподрядчикам, но для Вас гораздо спокойнее, когда есть понимание: у Вашего основного партнера все разрешения есть. 
  • наличие службы охраны труда на предприятии и удостоверений у сотрудников о прохождении соответствующих обучений с последующим допуском к выполнению конкретных видов работ. Сюда же относятся удостоверения от независимых обучающих центров. 
  • желательно, чтобы Ваша служба безопасности имела возможность проверить всю полученную информацию прямыми либо косвенными методами. Это существенно снизит Ваши риски.

Сразу отмечу, что компаний, которые соответствуют таким требованиям, много не будет. И поэтому на следующем этапе Вам не придется сильно долго выбирать. Но именно  выставление реальных требований на этапе отбора уберегает Вас от ненужной работы на следующих этапах.

 Еще существенные критерии

Сравнивая ценовые предложения, нужно быть готовым к тому, что прайс-листы различных организаций могут отличаться достаточно существенно. Поэтому Вам следует взять за эталон какой-то один из вариантов и предложить прочим участникам предложить свои цены в том прайс-листе, который Вы им предоставите. Некоторых из-за несоответствия внутренних систем учета такой вариант может не устроить и тогда цены придется сравнивать не прямым методом, а сопоставляя непосредственно работы, что является достаточно трудоемкой и требующей большого внимания задачей. 

Если у Вас тендер на выполнение заявок (то есть без абонентской платы за фиксированную услугу по поддержанию помещений в рабочем состоянии), то у Вас, наверняка, будут разные коэффициенты наценки в зависимости от срочности работ. То есть те работы, которые относятся к аварийным и срочным, вероятнее всего, будут стоить дороже, чем текущая/стандартная заявка. И это правильно. Правильно потому, что аварийная и срочная заявки требуют срочного визита мастера, причем часто для выполнения небольшого объема и/или не дорогостоящих работ. Например, заменить перегоревший автомат - совсем не дорого, но для того, чтобы это сделать (если мастера нет рядом с объектом, что бывает в 99% случаев), нужно доехать туда и потом оттуда, и все это время сотрудник тратит на дорогу, а не работает. Текущая/стандартная заявка, напротив, может быть выполнена в момент, когда сервисной компании это удобно, и, таким образом, время, затрачиваемое на перемещение, будет сведено к минимуму. Мы, к примеру,  раньше обходились без таких коэффициентов, работая на условиях одной усредненной цены на все виды заявок, но с нашим подходом к ведению дел (в хорошем смысле) такая система себя не оправдала. Не оправдала потому, что периодически случаются ситуации, когда кто-то из клиентов попадает «в блокировку» из-за отсутствия своевременных оплат. А мы же не можем его совсем бросить на произвол судьбы. И поэтому, когда он подает аварийные заявки, нам приходится их выполнять - как правило,  себе в убыток. А это совсем не соответствует правильному подходу к ведению бизнеса. 

Также нужно иметь ввиду, что те, кто реально собирается выполнять условия, на которые подписывается, как правило, многого не обещают! Напротив, они будут вести себя осторожно и внимательно подходить к каждому пункту договора.

Касательно отсрочки по оплате выполненных работ

Клиенты, как правило, просят отсрочку оплаты выполненных работ. Причем, часто просят ее более длительную по времени, чем это экономически обосновано. Здесь давайте не забывать, что, исходя из практики, средняя (фактически, неизбежная) отсрочка платежа от момента окончания выполнения работ в размере порядка 14 дней у Вас есть априори. Даже в том случае, когда в договоре прописана оплата «по факту». Но что на практике означает «по факту» и почему в реальных условиях это почти не возможно? Потому что компания-заказчик буквально физически (технически) не может быстро «провести» документы по всем инстанциям согласования – в силу действующего  механизма/регламента. Таким образом, 14 календарных дней отсрочки платежа возникают автоматически. Но это в самом идеальном варианте. В реальных условиях это может быть гораздо больше. И по этой же причине, к примеру, указанные в договоре 45 дней автоматически означают 60 – конечно, ни одного подрядчика такие сроки не прельщают.

Гарантии в нашем деле

Гарантия обычно выдается на 6-12 месяцев, в зависимости от конкретных  работ и (что очень важно) от длительности гарантии на используемые комплектующие и запасные части. 

Но это уже относится к условиям договора, а им лучше посвятить отдельную статью